Las facturas verificables y las facturas electrónicas vienen para quedarse

Pronto, la facturación se verá afectada por las obligaciones derivadas del reglamento Veri*Factu y de la Facturación electrónica. El propósito es promover la digitalización del empresariado español, para terminar con técnicas de facturación obsoletas, como el uso de sistemas no digitales o de doble uso. Conviene resolver las principales dudas que suscitan los inminentes cambios en los sistemas informáticos de facturación.

El Reglamento Veri*Factu (Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre) establece la obligación para los productores, comercializadoras y usuarios de que los sistemas y programas informáticos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin omisiones o alteraciones de los registros de facturación que no queden debidamente anotados.

Esto significa que, cada vez que se emita una factura, los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deberán generar y guardar un registro de facturación (con información detallada de la factura) que no podrá modificarse ni alterarse a posteriori sin dejar rastro. En concreto, los Sistemas Informáticos de Facturación habrán de cumplir los siguientes requisitos:

  • Integridad: Los registros serán inalterables y llevarán asociados una huella digital (o “hash”) que deberán firmarse electrónicamente.
  • Conservación: durante al menos 6 años, se deberán almacenar los registros en un formato legible y accesible.
  • Accesibilidad: La factura expedida incluirá un código QR, cuya lectura permitirá al receptor verificar los datos de la misma en la sede electrónica de la AEAT.  Además, aunque es obligatorio que los SIF estén capacitados para remitir los registros de facturación de forma instantánea a la AEAT (lo que se denomina estrictamente Veri*factu), la decisión de reemitirlos corresponderá a los propios usuarios. En caso de no hacerlo, la AEAT podrá requerir copia de los registros de facturación en formato electrónico.

Esta normativa afecta a dos colectivos:

  1. Los fabricantes, productores y comercializadores de softwares y programas de contabilidad, y facturación, quienes deberán ofrecer sus productos adaptados a la nueva normativa a partir del 28 de julio de 2025.
  2. Los usuarios que tengan su sede en España (salvo los establecidos en País Vasco y Navarra) y los no residentes que actúen en España mediante Establecimiento Permanente. En ambos casos, para emitir facturas (aunque solo sea para una parte de la actividad), deberán utilizar un Sistema Informático de Facturación (SIF) adaptado a la nueva normativa.

Para ello, habrán de comprobar que el programa refleje visiblemente una declaración responsable del productor, antes de les siguientes fechas de entrada en vigor:

  1. 1 de enero de 2026 para los usuarios contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
  2. 1 de julio de 2026 para el resto de usuarios (contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas, y contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante Establecimientos Permanentes).

Excepcionalmente, podrán seguir utilizando sus programas actuales, sin adaptarlos a los nuevos requisitos, los contribuyentes que lleven, ya sea obligatoria o voluntariamente, sus libros registros del IVA a través del Suministro Inmediato de Información (SII); los acogidos al Régimen Especial del Recargo de Equivalencia o al Régimen Simplificado (módulos) del IVA; así como las personas físicas que no realicen ninguna actividad económica en sí.

Por último, conviene diferenciar el Veri*Factu de la Facturación electrónica. La Facturación Electrónica se refiere a la obligación de expedir, remitir y recibir facturas en formato electrónico en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales (B2B). Cabe precisar que una factura electrónica no es un documento en formato Word o PDF enviado por medios electrónicos, sino que se trata de un documento estructurado en uno de los ficheros aceptados: UBL, CII (Cross Industry Invoice), Facturae o Edifact. De momento, estas exigencias no atañen a la facturación de entregas intracomunitarias ni exportaciones.

A día de hoy está pendiente de publicarse el reglamento de desarrollo, cuya fecha de publicación determinará el inicio de los plazos para su entrada en vigor en función del tamaño del contribuyente:

  • Los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros deberán emitir facturas electrónicas en las relaciones B2B, transcurrido un año desde la fecha de publicación del reglamento de desarrollo.
  • El resto de los empresarios y profesionales (con una facturación anual inferior a 8 millones de euros) deberán cumplir esta obligación a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario.
VERI*FACTUFACTURACIÓN ELECTRÓNICASII – IVA
ConceptoEstablece requisitos a los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) en la emisión de facturasExige emitir, remitir y recibir facturas en formato electrónicoSuministro electrónico e instantáneo de los Libros Registro de IVA
Sujetos afectos– Fabricantes, productores y comercializadores de SIF. – Usuarios de SIF que emitan facturas. Se excluyen los afectados por SII-IVA.Empresarios y profesionales que se relacionen en operaciones B2B. Se incluyen los afectados por SII-IVA.– Contribuyentes con más de 6.000.000€ de volumen de facturación. – Acogidos al REGE y al REDEME del IVA. – Acogidos voluntariamente.
Entrada en vigor– 28/07/2025 para fabricantes, productores y comercializadores. – 01/01/2026 para contribuyentes del IS. – 01/07/20226 para el resto de usuarios.Pendiente de la aprobación del reglamento de desarrollo. Tras su aprobación: – 1 año para empresas con INCN con más de 8.000.000€. – 2 años para el resto de empresarios y profesionales.1 de julio de 2017
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